بسیاری از مدیران مالی در اکثر کشورها به دنبال کاهش شدید هزینه ها، حداقل در کوتاه مدت، در طی رکود اقتصادی ایجاد شده، هستند.
در این زمینه تحلیل گران از احتمال کاهش ۵ درصدی در مخارج واحد آی تی را داده اند. حتی با اینکه ممکن است بعضی از پروژه های پردازش ابری اوج بگیرد، اما انجام هزینه در سخت افزارهایی مانند کامپیوترهای شخصی و تلفن های هوشمند، به میزان زیادی ریزش خواهد کرد. البته این کاهش هزینه از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت است. بعضی ها به دنبال کاهش هزینه های سرمایه ای خود هستند، در حالی که بعضی دیگر پروژه های جدید خود را به تاخیر خواهند انداخت و یا به دنبال کاهش هزینه ها از طریق راه های دیگر هستند.
مشکل در اینجاست که در بسیاری از صرفه جویی های اقتصادی و کاهش هزینه ها، تاثیرات گسترده آنها بر روی کسب وکار، اندازه گیری نمی شود و با این رویکرد ساده گرایانه، تاثیرات منفی بسیاری ایجاد خواهد شد که در مواردی با شکست کسب و کار نیز مواجه خواهیم بود.
در نمودار زیر می توانید میزان احتمالی کاهش هزینه ها در دپارتمان های مختلف را مشاهده نمایید.
مدیران باید به فراتر از اقداماتی با تاثیرات کوتاه مدت مانند کاهش هزینه ها، جلوگیری از سرمایه گذاری و تعدیل نیروها فکر کنند. سازمان ها باید از رویکرد مدیریت هزینه ها که می تواند تاثیر گسترده ای بر کارائی آنها در کوتاه مدت و بلندمدت دارد، استفاده نمایند. مدیریت هزینه ها مستلزم ترکیبی از رویکردها و پیشرفت هایی است که تمام قسمت های سازمان را لمس می کند و برای حرفه ای تر کردن آنها بکار می رود.
وقتی مدیران می خواهند گزینه های مختلف کاهش هزینه ها را مورد ارزیابی قرار دهند، باید شش حوزه مختلف را بررسی کنند:
Financial Benefit
در صدر لیست باید محاسبه کرد که کاهش هزینه ها چه تاثیری بر سود خالص شرکت و همچنین معیارهای دیگر مانند جریان وجوه نقد خواهد داشت.
Business impact
اندازه گیری تاثیر کاهش هزینه ها بر روی کارمندان و عملیات روزانه کسب و کار مانند تاثیر منفی بالقوه بر روی بهره وری و ارائه محصولات در آینده.
Time frame
صرفه جویی ها به ندرت فوری هستند پس سعی نمایید صرف نظر از روشی که انتخاب می نمایید، درک صحیحی از بازه زمانی انجام آنها پیدا کنید.
What is the risk?
کاهش هزینه ها فقط زمانی موثر خواهد بود که تیم ها بتوانند خود را با واقعیت جدید سازگار کنند. شما باید بتوانید به خوبی به آنها نشان دهید که انجام این تغییرات، مهم و پایه و اساس موفقیت در آینده است.
Technical risk
باید تاثیر کاهش هزینه ها را بر روی عملیات جاری شرکت، ارزیابی کرد و بخصوص مراقب پروژه های فنی که می تواند پیامدهای بسیار جدی در ارائه خدمات یا بهره وری داشته باشد، نیز بود.
کاهش هزینه بدون هزینه نیست
باید بدانید که در نهایت بهینه سازی هزینه ها به میزانی خود باعث ایجاد هزینه هایی در بهره وری و عملیات کسب و کار خواهد شد که با ارزیابی تمامی جوانب می بایست تلاش بر کاهش این هزینه ها کرد.
با این حال چشم انداز خوبی در رابطه با سرمایه گذاری های جدید در زمینه های کاردرخانه و ارتباط با مشتری، بوجود آمده است که نشانگر یک افزایش متوسط در سرمایه گذاری در واحد آی تی است.
همچنین نشانه هایی وجود دارد مبنی بر اینکه برخلاف رکودهای گذشته، اینبار بخش هایی از بازار IT مقاومت بسیار بیشتری از خود نشان خواهد داد زیرا اکنون تکنولوژی، بیشتر از هر زمان دیگر با عملیات کسب و کار، یکپارچه شده است.
